残業したくないなら手帳をバーチカル式にするのがおすすめ! 理由と書き方を解説!

残・業・殲・滅!

バーチカル式とは、見開きで1週間の予定が時間単位で書き込める書式のことです。

画像はちびむすカレンダー様のを使用いたしました。https://happylilac.net/vertical6-2019s.html

お疲れ様です。三日坊主癖が治らないテンナインです(重症

手帳、使っていますか?

打ち合わせや外出の予定だけ書いていたり、メモ取りにしか使っていなかったり。
会社の後輩にはスマホのアプリで済ませていて、紙の手帳は持たないという者も多くなりました。

そんななか私は、ずっと紙の手帳を使い続けています。

なぜなら自分の作業計画とその結果を振り返るのに、紙の手帳が最適だから。
そして自分の行動を振り返ることで、残業なしの働きに近づけるからです。

そう考える私がようやくたどり着いた答えがこちら。

  • 手帳はバーチカル式
  • サイズはA5
  • ペンは消せるボールペン
  • ペンの色は黒と赤のみ

これにしてから月の残業時間が約半分になりました。
現在は基本残業ゼロで働いています。

順番に解説していきたいと思います。

この記事で伝えたいこと
  • バーチカル式手帳を使ってどう残業時間を減らすのか、その手順
  • バーチカル式手帳のメリット

バーチカル式手帳の使い方手順

早速バーチカル式手帳の使い方を説明していきます。

計画を書き出す【とりあえず3週間先まで】

私は週の初め、月曜の朝に一通りメールを確認した後、15分くらいは手帳に書き出します。
具体的には下のような感じです。

  • とにかく自分の作業は全部書き出す
  • 1ブロック15分単位でやることを計画する(ブログでは見にくくなっちゃうので30分単位にしていますが)
  • 3週間先までとりあえず考える

個人によりますが、3週間まで予定がぎちぎちということはないかと思います。

とりあえず直近の1週間は予定がびっしり。
翌週は今週どうしても入らなかった予定がちょろちょろ。
翌々週は逆に書くことが思いつかなくて悩むくらい。

しかし3週間先まで考えることで

  • 今週こんなにぎちぎちに予定つめる必要あるのかな? 多少翌週に回して、勉強の時間作ろうかな
  • あ、3週間後にこんな予定があるんだった。今から準備するものはあったかな。

といったように、割と現実感のある見通しを持つことができます。

これが来月までとか、年間計画なんてものになると、大企業の社長でもない限り大抵その通りに行動できることなんてありませんw

ちゃんと予定守ろうかなと思えるのが、ちょうど3週間くらいじゃないかなと思います。

3週間もの予定を書き出すのは大変そうに思えますが、2週目からはそうでもありません。
なぜなら先週のうちに書き出した2週間分の予定は繰り越しになるからです。
ですから実際の定常作業は2週間分の予定に書き足し+新たな1週間分の書き起こしとなります。

計画した作業時間と実際にかかった時間の差を書き込む

一つ一つの作業が終わるたびに、計画と実際にかかった時間の差を手帳にメモしていきます。
ぱっと見で目立つよう、時間の差や変更した予定は赤ペンを使っています。

作業時間の測り方はまたどこかで詳しく書く予定ですが、とりあえず作業開始の時刻と終了の時刻だけメモしておくとか、スマホのストップウォッチ機能を使用するのが手軽で良いと思います。

週の最後に振り返りを行い、自分の計画と結果の差を修正する

1週間の最後に手帳全体を眺めます。

時間差を書き記した赤文字たちをぼんやり眺めて、修正の方法をつらつらと考えてみます。

  • メールチェックは1時間は絶対かかっているから、来週は全体の作業に+30分してみよう
  • この情報収集と報告書作成は思ったより早く終わるから、逆に予定として取る時間を30分減らそう
  • 定例会議と実験関係は時間かかりすぎて週の後半から予定変更ばかりに。自主学習は調整の意味も込めて水曜当たりに入れよう

などなど、思いついたものはまた来週月曜の計画を立てる際に反映して、少しずつ計画と結果の差を減らしていくことが大事。

また、さらに踏み込んだ対応として、何か仕事を貰った時、正確にその作業時間を見積もれれば、その場ですぐ納期交渉もできます。

「今これだけの仕事があって、その仕事にはだいたいこれくらいかかるので、その納期ではちょっと難しいです……」といった具合です。

1週間前に貰った仕事。だらだらやって、気づいたら納期に間に合いそうもない。でも今さら「もう少し待ってください」は言いづらい。そんな経験ありませんか?

しかしこうやって計画通りに物事を運び、また物事を終わらせる時間を正確に知って計画を立てれば、残業が発生することはそうありません。

バーチカル式手帳の使い方まとめ
  1. 3週間先のどんな予定も手帳に書き出す
  2. 実際にかかった時間と測り、計画との差を記録する
  3. その差を減らすような修正案を考え、実行を繰り返す
  4. 計画通りに実際の物事を運べるようになれば、残業は無くなる

バーチカル式手帳のメリットとデメリット

実際の使い方をご理解いただいたところで、バーチカル式手帳のメリットには以下のようなものがあると考えています。

  • 1週間の作業が時間単位で見開きに収まっている
  • すぐ見れて書き込める(ページ開くだけ。スマホだとロック解除→アプリ起動とやや手間)
  • タッチパネル操作するより早い(オッサンだけかもですが…)
  • 通信障害や電池切れの心配がない

逆にデメリットとしては

  • かさばる
  • 予定変更時の書き直しが少し手間(スマホはドラッグするだけで移せる)

ただかさばると言っても、仕事ですと他にノートPCを持っていることが多いし、メモ帳との併用と考えれば大したものではありません。

予定変更時の書き直しも、自分でわかる必要最小限の表記(たとえばメールチェックなら「メ」だけ書くとか)にすれば、こちらの不便さも解消できます。

【書籍紹介】手帳を最大限に活用して、効率の良い仕事を

思った通りに仕事が進まない。手帳の使いこなせていないと感じている。

そんな方は一度このバーチカル式手帳を試していただきたければと思います。

私がこの手帳の使い方を知ったのは、『会社では教えてもらえない 仕事が速い人の手帳・メモのキホン』を読んだことがきっかけでした。

本書の中には、まだ私が実践できていない、よりディープなバーチカル式手帳の使い方も説明されています。
興味のある方はぜひ手に取ってみてください。

また下記リンクが私の使用している手帳とペンです。
屋内での仕事がほとんどで、出張も少ないため、カバーのない安いやつを使用しています。こちらも参考になれば幸いです。

フリクションボール2 0.5mm
created by Rinker

今回取り上げました手帳に限らず、小さな改善ポイントは日常にごろごろ転がっています。

本当に些細なものかもしれませんが、ひとつひとつ積み上げていって、ちょっとでもお金が稼げたり、早く帰れるようになって好きなことに使える時間を増やしたいですね。

私はこれからもできるだけ本業は効率を上げて手を抜きつつ(コラ)、家族や趣味に力を注いでいきたいと思います。ではではノシ

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